保育園事務とは?仕事内容や役割を紹介!

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保育園にも事務仕事があります。小さな保育所では保育士や園長が行っているケースもありますが、大きな保育所では事務員を雇用しているケースもあるようです。ここでは、保育園の事務の仕事内容と役割について紹介していきます。

保育園事務

保育園の事務仕事って何をするの?

保育園の事務仕事では、人事・経理・広報・受付業務を担当しています。広報に力を入れている保育では、広報業務だけ行う職員を雇用しているケースもあります。ほとんどの園では幅広い業務を担当する必要があるので、事務経験があると優遇されるでしょう。

仕事内容と役割

1.人事

勤務している保育士のシフト管理から、クラス配置まで担当します。園児の年齢によって配置基準が異なるので、基準をしっかりと把握したうえで、ミスがないように配置する必要があります。休憩時間や休日の管理も行わなければならないため、日頃からスケジュールはよく確認しておくことが大事です。また、新しい事務員を募集する際に、書類選考や面接官を任せられる可能性もあります。

保育士の社会保険の書類作成を行う

保育園の事務業の一環として、保育士の社会保険に関する業務、雇用保険・健康保険・厚生年金・労災保険の手続きを滞りなく行います。雇用に関する法律から、行政に提出する書類の作成法も身につける必要があるでしょう。

2.経理

保育園の事務では、保育園の運営に関わる保育料の集金業務から帳簿付け、伝票記入などを行います。また、予算や決算の書類、補助金申請の書類作成も任せられます。採用される事務員の数によってもどこまで担当するかは異なりますが、園児数が少ない場合は全て任せられる可能性もあるので経理の経験があると安心です。

職員の給与計算も担う

職員・保育士の数が少ない場合は、給与計算から管理まで任せられるケースも少なくありません。人数が多い園では外部に委託していて、事務が担当していない園もあります。ただ、外部に委託する場合でも、期日までに給与明細を送付してもらったり、委託料を払い込んだりと、ある程度の作業は発生します。

3.広報

広報業務を行う場合は、保育園便りや市役所等に配布する資料づくりを担当します。ホームページの製作やブログ更新も業務に含まれている場合があります。また、保護者だけが閲覧できる専用サイトを持っている園なら、専用サイトへの更新作業も必要です。

求人広告の作成も業務の一つ

求人広告を掲載する場合に、文面を考えるのも事務の仕事です。魅力的に映るように文面を考えなければならず、反響がない際には文面を修正する必要があります。良い広告を常に考えて、反響がある内容に修正していかなければなりません。

4.受付

保育園の事務は、園の顔といっても過言ではありません。問い合わせがあったときの電話応対から来客時の対応まで、全て対応が求められます。保護者や企業とのやり取りが多いため、対応に不安がある人はビジネスマナー研修を受けておくと安心です。

緊急時の保護者への電話対応

園児がケガをしたり、具合が悪くなったりしたときは、事務員が保護者への電話対応をする必要があります。「~かもしれません」といった不明瞭な話し方をすると園の信頼を落としかねないので、正確な情報だけを伝えるよう心掛けてください。

保育園の事務未経験者でもチャンスはある?

保育園の事務は、未経験者でもチャンスはあります。ただ、保育園の規模によって、募集状況は大きく異なるので注意が必要です。大きな保育園だと未経験者を育てる余裕があるケースもありますが、小さな園だと事務員が不足してから募集をかけているケースも考えられます。事務員が不足している園では即戦力を求めているはずです。仮に未経験者で採用されたとしても、数年は忙しくて業務についていけない可能性もあるので気をつけましょう。

トラブルに発展する話し方に気をつけよう

事務員だからパソコンスキル、経理や事務経験があれば問題ないと、ビジネスマナーをおろそかにするのは危険です。電話応対にしても来客対応にしても、最初に接触するのが事務員なので、事務員の対応が悪ければ園に対する評価が下がってしまいます。

たとえば質問に対してうまく答えられない時は、「確認してから改めて連絡させてください」と素直に伝えることが大事です。ただし、再度連絡する際は、保護者から出てくるであろう質問や、指摘に対する返答も用意しておく必要があります。前もって他にも質問はないですかと一声かけておくと、保護者が気になる点をまとめて確認して報告できます。

保育園の事務員を目指そう

保育士としてではなく、裏方として保育園を支えたい、と考えている人は事務員を目指してみるのも良いでしょう。未経験でも応募できる保育園はたくさんあるので、探して応募してみてください。自分に合った求人を見つけるのが難しい場合は、転職エージェントを活用するのもおすすめです。

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