業務効率化で保育士の負担を軽減★保育園ICTシステムとは

保育士の離職理由の一つに挙げられるのが、残業や持ち帰りの仕事が多いということです。多くの保育園が人手不足の悩みを抱えており、子どもたちの登園中は子どもの保育に時間を使わなければならず、それ以外の事務作業はどうしても時間外に行わなければならなくなっているからです。近年、そんな悩みを解消する手段として注目されているのが「保育園ICTシステム」です。

注目の「保育園ICTシステム」とは

「ICT」とは「Information and Communication Techinology（情報通信技術）」の略で、この技術を利用した「ICTシステム」とは、インターネットを利用して人と人や人とモノを繋ぐための、情報やコミュニケーションを行うシステムツールのことを指します。保育園の業務は保育士と保護者はもちろん、保育士同士のコミュニケーションが重要です。そのため、一般企業でよく導入される「IT（情報通信技術）」よりも、よりコミュニケーションの円滑に重点を置いた「ICTシステム」が、保育園の業務をサポートするツールとして活用されています。

保育園ICTシステムの機能

保育園ICTシステムには次のような機能があり、導入することで様々な保育園の業務をサポートしていくことが可能となります。

管理業務や事務作業をサポートする機能

保育園ICTシステムを導入することによって、これまで保育士が残業や持ち帰り仕事として行っていたような「園児情報の管理」「職員・保育士の勤怠やシフト管理」「指導計画や保育日誌の作成」「自治体への提出書類の作成」といった業務をスムーズに実施することができるようになります。ICTのサポートにより作業スピードが上がり、仕事の負担がかなり軽減されることが期待できます。

保護者とのコミュニケーションをサポートする機能

保育園を運営していく中で、最も重要となる物の一つが、保護者とのコミュニケーションです。これまで保護者とのコミュニケーションをとるための連絡は紙ベースで行われてきました。それがICTシステムを導入することによって、スマートフォンアプリでお互いに必要な連絡ができるようになるので、保護者は都合の良いタイミングで連絡をすることができ、保育士側も時間に縛られず情報を確認・共有することが可能となります。また、保護者の既読・未読を確認することもできるので、保護者への連絡漏れを防ぐことにも役立ちます。システムによっては「園ブログ」や保育園で撮影した写真を「共有・販売サービス」が行えるものもあり、より保育園と保護者のコミュニケーションが円滑に行われることが期待できるそうです。

保育園システムを導入することのメリットと注意点

業務効率を上げて保育士の仕事の負担を軽減できるツールとして注目される「保育園ICTシステム」ですが、メリットだけではなく導入する際の注意点というものもあります。システムを導入する前に、ぜひチェックしておかれることをおススメします。

システムを利用するメリット

保育園でシステムを導入するメリットでまず挙げられるのが、「保育士の業務負担の軽減」です。データの集計や計算ミスなども防ぐことができ、自分のスマホを利用して保護者への一斉送信や日誌作成などができるのも、作業効率が上がるポイントです。その他にも、「業務効率化によるコストの削減」や「保育士・保護者間での情報共有の向上」「連絡ミス・連絡漏れなどの軽減」が、保育園ICTシステムを導入することのメリットとして挙げられています。

システムを利用する時の注意点

様々なメリットが期待できる保育園システムですが、使いこなすことができなければ、いくら導入してもメリットを得ることができないばかりか、かえって保育士の負担を大きくしてしまう可能性もあります。そのため、保育士がシステム操作に慣れる期間を十分にとり、いっぺんに変えるのではなく、作業効率が上がる機能から利用していくように注意しましょう。また、システムをスムーズに運用していくためには、事前に保育園の通信環境をきちんと整備しておくことと、セキュリティ管理が万全なシステムを選ぶことが重要になります。これを怠ると、データ通信が上手くいかず逆に不便になったり、個人情報が流出したりと、大変なことになりかねませんので注意が必要です。その他にも、システム導入によって正確な管理が求められるようになると、管理などの面で融通が効かなくこともあります。そういった状況に不満を感じる保護者が出てくる可能性もあるので、どの程度まで柔軟に対応するのかを決めておくことも大切なポイントとなります。

園の運営に合ったシステムの導入を

保育園ICTシステムを導入するこは、保育園の業務環境を改善し保育士の定着にも繋がります。園の運営に合った保育システムを導入すれば、保育士・保護者ともに多くのメリットが得られることが期待できますし、ICT化補助金制度を利用できる場合もあるので、導入を検討される際にはぜひチェックしましょう。