転職に必要な保育士の在籍証明書とはどんなもの？

保育士が転職活動を行っていく上で必要となる物の一つに挙げられるのが、保育士の「在籍証明書」です。でもなぜ、転職するのに「在籍証明書」が必要となるのでしょうか？そこでここでは、保育士の在籍証明書について、その必要性や発行してもらうための方法などについて調べてみました。

保育士の「在籍証明書」とはどんなもの？

転職活動をする際、応募先の園から履歴書や職務経歴書など、様々な書類の提出を求められます。その中の一つに「在籍証明書」というものがあります。この「在籍証明書」は、自身が認可保育園に勤務していた期間を証明する書類で、「勤務証明書」や「就労証明書」とも呼ばれています。この書類の提出を転職先で求められるのは、「処遇改善加算」という自治体の制度が関係しています。
この「処遇改善加算」とは、働いている保育士の経験年数に応じて、自治体が認可保育園に補助金を支給するという制度です。この制度を利用するには、保育園側は公的な書類に基づいた正しい保育士の実務経験年数を把握し、自治体に申請しなければならないので、客観的な勤務期間が示されている「在籍証明書」の提出を求めるのです。

在籍証明書の発行を依頼する先は？

在籍証明書は、基本的に現在の勤め先である園に発行を依頼します。ただし、証明書にはその園で勤務した期間しか掲載されませんので、これまで何度か転職をされている場合は、それまでに勤務したことのある全ての園に、発行を依頼する必要があるそうです。また、在籍証明書は認可保育園での勤務年数を証明するものであるため、認可外保育園などそれ以外の保育施設での勤務経験は反映されません。そのため、認可保育園での勤務経験がない方の場合、提出は不要となるようです。

「在籍証明書」を発行してもらう方法

保育士が在籍している、または在籍していた認可保育園から在籍証明書を発行してもらい、それを受け取るには2つの方法があります。

退職日に直接受け取る方法

現在在籍している保育園に対して、退職日当日に証明書を受け取れるよう発行を依頼する方法です。在籍証明書の発行には時間がかかりますので、できるだけ早めに依頼することが肝心です。タイミング的には、退職が決まった時点で早めに話をして、退職日当日に受け取れるように依頼するのがおススメです。また場合によっては、退職日に受け取るため自分で在籍証明書を作成しなければならないこともあるようです。その際には、

• 発行依頼者の氏名
• 生年月日
• 住所
• 雇用期間
• 雇用形態
• 役職
• 職務内容
• 勤務地
• 発行日
• 発行元の保育園名
• 発行元の保育園住所
• 書類発行の証明印

以上が書類に必要な記入項目となりますので、しっかりと把握しておきましょう。

退職後に郵送で受け取る方法

保育園を退職後に転職を決めた場合など、以前在籍していた保育園に在籍証明書を依頼する時に、郵送で依頼して在籍証明書をまた郵送で送付してもらう方法です。この場合は、郵送で発行を依頼しますので、「依頼文」を作成する必要があります。 

＜依頼文に記載する内容＞

• 宛名…書面の左上に、発行を依頼する保育園名を正式名称で記載する。
• 作成した日付…書面の右上に、依頼文を作成した年月日を記載する。
• 件名…書面の冗談中央あたりに「在籍証明書発行依頼」など簡潔でわかりやすい件名を記載する。
• 挨拶分…「拝啓」「謹啓」などから始まる、季節に応じた時候の挨拶を記載する。
• 本文…「さて」「つきましては」などを入れ話題を切り替え、依頼本文として「新しい園への転職が決まったため、在籍証明書の発行を依頼します」という旨を記載する。その際には「必要な記載項目」「必要な発行部数」「返送期限の目安」「書類の郵送先（自身の住所と郵便番号）」も明記します。
• 結びの言葉…「お忙しい中お手数をおかけし申し訳ございませんが、何卒宜しくお願いいたします。」といった結びの言葉を記載する。
• 差出人情報…書面の一番下に、右寄せで自身の氏名・住所・連絡先を記載する。 

以上の内容に沿って作成した依頼文とともに、返信用に切手を貼った封筒を同封し、依頼先の保育園に郵送します。

在籍証明書の発行を依頼する時の注意点

現在勤務している、または以前勤務していた保育園に在籍証明書の発行を依頼する際には、下記のような点に注意するようにしましょう。

郵送での依頼は事前に電話連絡を入れる

郵送で在籍証明書の発行を依頼する際には、事前にその旨を依頼先の保育園に電話連絡を入れるようにしましょう。その方が丁寧ですし、よりスムーズな発行に繋がります。

発行に時間がかかることを想定して依頼する

人手不足などで忙しい保育園では、在籍証明書の発行に時間がかかってしまうケースも少なくありません。その点も十分想定して、期間には余裕を持って依頼するようにしましょう。

履歴書との相違がないか確認する

職務経歴は履歴書にも記載します。その際、在籍証明書の内容と相違がないかどうか、提出する前にしっかりと確認するようにしましょう。